Glanhawyr yn arwain y blaen gyda phrosiect gwerth am arian

Mae tri o lanhawyr cynlluniau Trivallis wedi helpu i drawsnewid y ffordd y mae cyflenwadau glanhau yn cael eu harchebu a’u dosbarthu ar draws ein cynlluniau tai gwarchod, gan greu dull newydd a ddylai wella effeithlonrwydd, lleihau costau a chynnig gwerth am arian gwell i denantiaid.

Fe wnaeth Shannen, Helen ac Andrezej arwain y gwaith fel rhan o brosiect Gwerth am Arian (VFM), gan ddefnyddio eu profiad bob dydd i nodi gwelliannau ymarferol i’r ffordd mae cynhyrchion glanhau yn cael eu rheoli ar draws ein 22 cynllun.

Canolbwyntiodd y prosiect ar fynd i’r afael â heriau hirsefydlog gydag archebu cyflenwadau, olrhain danfoniadau a sicrhau bod cynhyrchion ar gael fel bo’r angen. Gan weithio’n agos gyda chydweithwyr, datblygodd y tîm system newydd sy’n cynnwys prif restr o gynhyrchion cymeradwy, lleoliadau storio canolog a phroses gliriach ar gyfer archebu, derbyn a dosbarthu stoc.

Yn hytrach na chael eu cynllunio y tu ôl i ddesg, cafodd y newidiadau eu siapio gan y bobl sy’n defnyddio’r cynhyrchion bob dydd.

Wrth sôn am y gwaith, dywedodd Shannen:

“Fe ges i a Helen sawl cyfarfod, dim ond y ddwy ohonon ni. Fe wnaethon ni glirio storfa gyfan, ei pharatoi, archebu silffoedd a gwneud yn siŵr bod digon o le ar gyfer yr holl gynnyrch roedden ni am eu cadw yno. Er ei fod wedi golygu llawer o waith, roedd hi’n werth chweil gweld y cyfan yn dod at ei gilydd.”

Mae gwaith y tîm wedi creu dull mwy cyson ar draws pob cynllun ac wedi gosod y seiliau ar gyfer archebu swmp, lleihau costau dosbarthu a rheoli stoc yn well.

Disgwylir i’r newidiadau arbed o leiaf 10% ar gostau cynhyrchion, gan helpu i sicrhau bod taliadau gwasanaeth yn parhau i gynnig gwerth am arian i denantiaid.

I Helen, un o’r manteision mwyaf yw’r gwahaniaeth y bydd y broses newydd yn ei gwneud i waith bob dydd glanhawyr cynlluniau.

“Gyda’r hen broses, gallech chi osod archeb ac aros chwe wythnos neu fwy iddi gyrraedd. Pe bydden ni’n rhedeg allan o gynhyrchion, gallai effeithio ar y gwasanaeth rydyn ni’n ei ddarparu. Mae cael man canolog yn welliant enfawr oherwydd gall glanhawyr gael gafael ar yr hyn sydd ei angen arnyn nhw’n gyflymach, mae’n haws cadw golwg ar stoc a bydd yn helpu i arbed arian hefyd.”

Law yn llaw â’r arbedion a’r effeithlonrwydd, daeth y prosiect â glanhawyr cynlluniau ynghyd i rannu syniadau a llunio gwelliannau gyda’i gilydd. Mae llawer yn gweithio’n annibynnol ar draws lleoliadau gwahanol ac anaml iawn y byddan nhw’n cael cyfle i gwrdd â chydweithwyr o gynlluniau eraill.

Cafodd cyfraniad y grŵp ei ganmol gan Sam Garland, Uwch Swyddog Tai Gwarchod.

“Fe wnaethon ni gynnwys ein glanhawyr gan taw nhw yw’r arbenigwyr yn y maes. Nhw sy’n deall yr heriau, nhw sy’n gwybod beth sy’n gweithio’n dda a ble mae modd gwella pethau. Cafodd y prosiect ei arwain ganddyn nhw o’r dechrau’n deg. Rwy’n hynod falch o’r tîm a’r hyn maen nhw wedi’i gyflawni. Maen nhw wedi rhoi cymaint o ymdrech i mewn i hyn, wedi cymryd perchnogaeth wirioneddol o’r prosiect a chyflawni rhywbeth a fydd o fudd i staff a thenantiaid.”

Y prosiect yw’r fenter Gwerth am Arian gyntaf i gael ei chwblhau gan garfan o lanhawyr cynlluniau ac mae’n dangos yr effaith y gall gwybodaeth a phrofiad staff ei chael wrth lunio gwasanaethau.

Dywedodd Keiron Cook, Cyfarwyddwr Gweithredol Cymunedau:

“Rwy’n falch dros ben o’r hyn mae’r tîm wedi’i gyflawni. Maen nhw wedi llywio’r prosiect o’r dechrau, wedi cydweithio ac wedi datblygu ateb a fydd yn dod â buddion hirdymor i’n tenantiaid a’n gwasanaethau. Mae’r arbedion yn bwysig, ond yr hyn sydd wedi gwneud yr argraff fwyaf yw’r brwdfrydedd a’r ymrwymiad ddangoson nhw ar hyd y prosiect.”

Gwylio’r fideo yn llawn ar youtube.

Trwy gymryd yr awenau, gwrando ar gydweithwyr a throi syniadau’n gamau gweithredu, mae Shannen, Helen ac Andrezej wedi creu ateb a fydd o fudd i lanhawyr cynlluniau, tenantiaid a gwasanaethau ar draws Trivallis.