Polisi preifatrwydd

Pam rydym ni’n prosesu eich gwybodaeth bersonol?

Rydym ni’n prosesu eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys unrhyw gategorïau arbennig o wybodaeth bersonol, mewn cysylltiad â rheoli ystod o faterion megis adroddiadau o ymddygiad gwrthgymdeithasol, cwynion ac apeliadau, hawliadau yn erbyn Trivallis, a gwaith rhannu cost yn cynnwys unigolion nad ydynt yn denantiaid i Trivallis. Rydym yn prosesu’r wybodaeth hon naill oherwydd eich bod chi wedi rhoi caniatâd inni, oherwydd ei bod hi’n angenrheidiol i fodloni ein rhwymedigaethau contractiol, neu oherwydd bod cyfreithiau yn caniatáu neu ofyn i ni wneud hynny. Mewn rhai achosion, mae’r prosesu hyn yn ofyniad statudol. Er enghraifft, lle mae angen inni gydymffurfio â deddfwriaeth tai, dyletswyddau diogelu, neu ofynion rheoleiddio.

Pe na fyddech chi’n rhoi’r wybodaeth hon i ni, ni fyddem yn gallu darparu tenantiaeth i chi.

Weithiau, byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol oherwydd, fel busnes, mae gennym fuddiant cyfreithlon mewn gwneud hynny. Mae’r buddiannau hyn yn cynnwys cynnal a gwella ansawdd ein gwasanaethau tai, sicrhau diogelwch a llesiant ein tenantiaid, rheoli ein heiddo yn effeithiol, a chyfathrebu diweddariadau pwysig. Fodd bynnag, rydym ni ond yn gwneud hyn pan fyddwn ni’n hyderus y byddech chi’n disgwyl yn rhesymol i ni wneud, er enghraifft pan fyddwch chi’n ein helpu gydag arolygon rydym ni’n ymgymryd â nhw er mwyn i ni wella’r gwasanaeth rydym ni’n ei roi i chi.

Ar rai adegau, gall fod angen eich caniatâd arnom ni er mwyn prosesu eich gwybodaeth bersonol. Os felly, byddwn yn gwneud hyn yn glir i chi ac ni fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth oni bai eich bod chi’n cydsynio i ni wneud hynny. Yna, cewch yr opsiwn i dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd. Ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw brosesu a gynhelir cyn i’ch caniatâd gael ei dynnu yn ôl.

Tabl Cryno: Seiliau Cyfreithiol dros Brosesu Data Tenant

*Rhestrir categorïau derbynyddion er tryloywder ac efallai na fyddant yn berthnasol ym mhob achos. Dim ond os yw’n berthnasol neu’n angenrheidiol y bydd data yn cael ei rannu. Mae rhestr lawn o ddarparwyr gwasanaeth trydydd parti ar gael ar gais.

Pa wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu ac o ble rydym ni’n ei chael?

Mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu yn wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni amdanoch chi a’r bobl sy’n byw gyda chi. Mae hyn yn cynnwys pethau fel eich enw, cyfeiriad, rhifau ffôn, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, rhywedd a manylion cyfrif banc. Hefyd, rydym ni’n prosesu categorïau arbennig o wybodaeth bersonol, fel eich hil neu dras ethnig, crefydd a gwybodaeth am eich iechyd neu’ch cyfeiriadedd rhywiol,

ond ni fyddwn yn gwneud hyn oni bai bod sail gyfreithlon i ni wneud hynny, er enghraifft pan fyddwch chi wedi cydsynio i ni brosesu eich gwybodaeth, lle mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth er mwyn amddiffyn eich buddiannau hanfodol, neu pan fydd cyfreithiau’n caniatáu i ni, neu’n ei gwneud hi’n ofynnol i ni, wneud hynny. Yn ogystal â’r uchod, pan fyddwn yn delio ag achosion o ymddygiad gwrth-gymdeithasol, gallem brosesu gwybodaeth yn gysylltiedig ag euogfarnau neu honiadau troseddol.

Weithiau, byddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi a roddwyd i ni gan sefydliadau eraill fel yr awdurdod lleol neu’r heddlu. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, gwybodaeth yn gysylltiedig â chais am dŷ, hawliad am fudd-dal tai neu becyn cymorth, neu rywbeth fel ymddygiad gwrth-gymdeithasol. Byddai’r sefydliad arall ond yn rhannu’r wybodaeth hon gyda ni, serch hynny, naill ai pan fyddwch chi wedi rhoi caniatâd iddynt wneud hynny neu pan mae’r gyfraith yn caniatáu iddynt wneud hynny.

A ydym ni fyth yn trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r Deyrnas Unedig?

Mae llawer o’r wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu yn Trivallis yn cael ei dal yn electronig, naill ai yn ein swyddfeydd ym Mhontypridd, neu oddi ar y safle mewn canolfannau data yn y Deyrnas Unedig. Pan gedwir y data oddi ar y safle, rydym ni’n gweithio’n agos gyda’n darparwyr meddalwedd i wneud yn siŵr bod y wybodaeth hon yn cael ei storio yn unol â gofynion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Gall rhai sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau i Trivallis drosglwyddo data’r tu allan i’r Deyrnas Unedig, ond byddwn yn caniatáu hyn dim ond os yw’r data’n cael ei ddiogelu’n ddigonol a bod trefniadau diogelu priodol wedi’u sefydlu – megis penderfyniad digonolrwydd gan Lywodraeth y DU neu ddefnydd ar gymalau contractiol cymeradwy. Gallwch ofyn am ragor o wybodaeth yn ymwneud â threfniadau diogelu trwy gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data ar dataprotection@trivallis.co.uk.

Am ba hyd ydym ni’n dal eich gwybodaeth bersonol?

O ran rheoli eich tenantiaeth, byddwn yn dal eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o chwe blynedd ar ôl i’ch tenantiaeth ddod i ben ac, fel arfer, dyma’r cyfnod hiraf y byddwn yn dal unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch chi. Bydd gwybodaeth a ddarperir gan asiantaethau eraill ac sy’n gysylltiedig ag anghenion arbennig tenantiaid, a chofnodion yn gysylltiedig â throseddwyr, yn cael eu cadw dim ond tra bydd y denantiaeth yn parhau; cedwir ffilmio o gamerâu teledu cylch cyfyng Trivallis am 30 diwrnod yn unig. Ar ddiwedd y cyfnod hwn, byddwn yn gwaredu’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel.

Pan fydd yn rhaid cadw’ch gwybodaeth bersonol am gyfnod hwy na’r arfer oherwydd rhwymedigaethau cyfreithiol neu ofynion gweithredol, a lle nad oes cyfnod cadw penodol yn briodol, byddwn yn cymhwyso meini prawf ar sail natur y data a diben y prosesu. Lle fo’n bosibl, byddwn yn sicrhau bod y data yn ddienw os yw’n cael ei gadw y tu hwnt i’r cyfnod cadw safonol.

Pa hawliau sydd gennych?

Mae gennych nifer o hawliau dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu amdanoch chi ac, os credwch fod y wybodaeth bersonol yn anghywir neu’n anghyflawn, mae hawl gennych i’r wybodaeth gael ei chywiro neu ei dileu.

O dan rai amgylchiadau, mae hawl gennych atal prosesu eich data a’r hawl i wrthwynebu rhai mathau o brosesu. Hefyd, mae hawl gennych gwyno i awdurdod goruchwylio – Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar gyfer y Deyrnas Unedig.

Sut i Godi Pryder Diogelu Data

Os oes gennych bryderon am sut rydym yn prosesu eich data personol neu’n credu ei fod yn bosib bod eich hawliau diogelu data wedi’u torri o dan y Ddeddf Data (Defnydd a Mynediad), gallwch godi cwyn gyda ni. Gallai hyn gynnwys materion megis oedi mewn ymateb i gais am ddata, pryderon am sut mae’ch data wedi cael eu defnyddio neu’u rhannu, neu anfodlonrwydd â chanlyniad Cais Mynediad at Wybodaeth (SAR).

Cyflwynwch eich cwyn i’n Swyddog Diogelu Data drwy e-bost yn dataprotection@trivallis.co.uk. Anelwn at gydnabod eich cwyn o fewn 30 diwrnod calendr, a byddwn yn darparu ymateb llawn cyn gynted â phosib.

Os nad ydych yn fodlon â’n penderfyniad cychwynnol, gallwch ofyn am adolygiad mewnol, lle bydd adolygydd arall o fewn y sefydliad yn edrych ar eich achos eto.

Os rydych yn parhau i fod yn anfodlon ar ôl yr adolygiad mewnol, mae gennych yr hawl i fynd â’ch pryder ymhellach i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). I gael rhagor o wybodaeth neu i gyflwyno cwyn, ewch i wefan yr ICO: https://ico.org.uk/global/contact-us.

I gael mwy o wybodaeth am hawliau unigolion, dyma wefan y Comisiynydd Gwybodaeth:

https://ico.org.uk

Pam rydym ni’n prosesu eich gwybodaeth bersonol?

Rydym ni’n prosesu eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys unrhyw gategorïau arbennig o wybodaeth bersonol, yn gysylltiedig â rheoli materion fel rhoi gwybod am ymddygiad gwrth-gymdeithasol, hawliadau yn erbyn Trivallis, cwynion ac apeliadau, a chostau a rennir am waith i bobl nad ydynt yn denantiaid gyda Trivallis. Gallai’r sail gyfreithiol dros y prosesu hwn gynnwys eich caniatâd, ein buddion cyfreithlon, cydymffurfiad â rhwymedigaethau cyfreithiol, neu berfformio tasg a gynhaliwyd er budd y cyhoedd. Mewn rhai achosion, roedd hi’n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni brosesu’r wybodaeth hon (gofyniad statudol), a gydag eraill, gallai fod yn angenrheidiol i fodloni rhwymedigaeth gontractiol neu i ddiogelu hawliau Trivallis neu eraill.

Pe na fyddech chi’n rhoi’r wybodaeth hon i ni, ni fyddem yn gallu darparu gwasanaeth i chi.

Weithiau, byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol oherwydd, fel busnes, mae gennym fuddiant cyfreithlon mewn gwneud hynny. Bydd y buddiannau hyn yn cynnwys rheoli ein gweithredoedd yn effeithiol, gan sicrhau diogelwch ein heiddo, ymgysylltu â’r gymuned ehangach, a gwella’r gwasanaethau a gynigiwn. Fodd bynnag, rydym ni ond yn gwneud hyn pan fyddwn ni’n hyderus y byddech chi’n disgwyl yn rhesymol i ni wneud, er enghraifft pan fyddwch chi’n ein helpu gydag arolygon rydym ni’n ymgymryd â nhw er mwyn i ni wella’r gwasanaeth rydym ni’n ei roi i chi.

Pan fydd angen eich caniatâd arnom ni er mwyn prosesu eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn gwneud hyn yn glir i chi ac ni fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth oni bai eich bod chi’n cydsynio i ni wneud hynny. Yna, cewch yr opsiwn i dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd.

Tabl Cryno: Seiliau Cyfreithiol dros Brosesu Data Unigolion nad ydynt yn Denantiaid

*Rhestrir categorïau derbynyddion er tryloywder ac efallai na fyddant yn berthnasol ym mhob achos. Dim ond os yw’n berthnasol neu’n angenrheidiol y bydd data yn cael ei rannu. Mae rhestr lawn o ddarparwyr gwasanaeth trydydd parti ar gael ar gais.

Pa wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu ac o ble rydym ni’n ei chael?

Mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu yn wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni amdanoch chi a’r bobl sy’n byw gyda chi. Mae hyn yn cynnwys pethau fel eich enw, cyfeiriad a rhifau ffôn. Hefyd, rydym ni’n prosesu categorïau arbennig o wybodaeth bersonol, fel eich hil neu dras ethnig, crefydd a gwybodaeth am eich iechyd neu’ch cyfeiriadedd rhywiol, ond ni fyddwn yn gwneud hyn oni bai bod sail gyfreithlon i ni wneud hynny, er enghraifft pan fyddwch chi wedi cydsynio i ni brosesu eich gwybodaeth, lle mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth er mwyn amddiffyn eich buddiannau hanfodol, neu pan fydd cyfreithiau’n caniatáu i ni, neu’n ei gwneud hi’n ofynnol i ni, wneud hynny. Yn ogystal â’r uchod, pan fyddwn yn delio ag achosion o ymddygiad gwrth-gymdeithasol, gallem brosesu gwybodaeth yn gysylltiedig ag euogfarnau neu honiadau troseddol.

Weithiau, byddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi a roddwyd i ni gan sefydliadau eraill fel yr awdurdod lleol neu’r heddlu. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, gwybodaeth yn gysylltiedig â rhywbeth fel ymddygiad gwrth-gymdeithasol. Byddai’r sefydliad arall ond yn rhannu’r wybodaeth hon gyda ni, serch hynny, naill ai pan fyddwch chi wedi rhoi caniatâd iddynt wneud hynny neu mae’r gyfraith yn caniatáu iddynt wneud hynny.

Gyda phwy byddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth bersonol?

Weithiau, byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda phobl neu sefydliadau eraill. Mae hyn yn cynnwys contractwyr sy’n gweithio i Trivallis; sefydliadau fel yr Ombwdsmon, i ganiatáu iddynt brosesu unrhyw gwynion a wnaed gennych; neu’r heddlu ac asiantaethau eraill at ddibenion atal neu ddarganfod trosedd. Byddwn ond yn gwneud hyn, serch hynny, os ydych chi’n cydsynio i ni wneud hynny, neu pan fydd cyfreithiau sy’n caniatáu i ni wneud hynny, neu mae’n angenrheidiol i ni wneud hynny er mwyn i ni ddarparu gwasanaeth i chi.

A ydym ni fyth yn trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r Deyrnas Unedig?

Mae llawer o’r wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu yn Trivallis yn cael ei dal yn electronig, naill ai yn ein swyddfeydd ym Mhontypridd, neu oddi ar y safle mewn canolfannau data yn y Deyrnas Unedig. Pan gedwir y data oddi ar y safle, rydym ni’n gweithio’n agos gyda’n darparwyr meddalwedd i wneud yn siŵr bod y wybodaeth hon yn cael ei storio yn unol â gofynion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Gall rhai sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau i Trivallis drosglwyddo data’r tu allan i’r Deyrnas Unedig, ond byddwn yn caniatáu hyn dim ond os yw’r data’n cael ei ddiogelu’n ddigonol a bod trefniadau diogelu priodol wedi’u sefydlu – megis penderfyniad digonolrwydd gan Lywodraeth y DU neu ddefnydd ar gymalau contractiol cymeradwy. Gallwch ofyn am ragor o wybodaeth yn ymwneud â threfniadau diogelu trwy gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data ar dataprotection@trivallis.co.uk.

Gall rhai sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau i Trivallis drosglwyddo data’r tu allan i’r Deyrnas Unedig, ond byddwn yn caniatáu hyn dim ond os yw’r data’n cael ei ddiogelu’n ddigonol.

Am ba hyd ydym ni’n dal eich gwybodaeth bersonol?

O ran delio ag ymddygiad gwrth-gymdeithasol, byddwn yn dal eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o chwe blynedd ar ôl cau’r achos ac, yn achos cwynion ac apeliadau, am ddwy flynedd ar ôl cau’r achos. O ran gwaith y mae’n rhaid rhannu ei gost, byddwn yn dal eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o chwe blynedd ar ôl cwblhau’r gwaith. Yn achos hawliadau yn erbyn Trivallis, byddwn yn dal eich gwybodaeth bersonol yn ôl yr angen i gyflawni rhwymedigaethau rheoli a chyfreithiol. Cedwir ffilmio o gamerâu teledu cylch cyfyng Trivallis am 30 diwrnod yn unig. Ar ddiwedd y cyfnod hwn, byddwn yn gwaredu’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel.

Pan fydd yn rhaid cadw’ch gwybodaeth bersonol am gyfnod hwy na’r arfer oherwydd rhwymedigaethau cyfreithiol neu ofynion gweithredol, a lle nad oes cyfnod cadw penodol yn briodol, byddwn yn cymhwyso meini prawf ar sail natur y data a diben y prosesu. Lle fo’n bosibl, byddwn yn sicrhau bod y data yn ddienw os yw’n cael ei gadw y tu hwnt i’r cyfnod cadw safonol.

Pa hawliau sydd gennych?

Mae gennych nifer o hawliau dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu amdanoch chi ac, os credwch fod y wybodaeth bersonol yn anghywir neu’n anghyflawn, mae hawl gennych i’r wybodaeth gael ei chywiro neu ei dileu.

Mae gennych yr hawl, o dan rai amgylchiadau, i gyfyngu ar brosesu’ch data personol neu i wrthwynebu mathau penodol o brosesu, gan gynnwys marchnata uniongyrchol. Os yw’r prosesu wedi’i seilio ar ganiatâd neu’n cael ei gynnal trwy ddulliau dienw, mae’n bosibl y bydd gennych yr hawl i gludadwyedd data, hynny yw, i dderbyn eich data personol mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin, y gall peiriant ei ddarllen ac i’w drosglwyddo i reolydd arall.

Mae gennych yr hawl hefyd i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwyliol – Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar gyfer y DU.

Sut i Godi Pryder Diogelu Data

Os oes gennych bryderon am sut rydym yn prosesu eich data personol neu’n credu ei fod yn bosib bod eich hawliau diogelu data wedi’u torri o dan y Ddeddf Data (Defnydd a Mynediad), gallwch godi cwyn gyda ni. Gallai hyn gynnwys materion megis oedi mewn ymateb i gais am ddata, pryderon am sut mae’ch data wedi cael eu defnyddio neu’u rhannu, neu anfodlonrwydd â chanlyniad Cais Mynediad at Wybodaeth (SAR).

Cyflwynwch eich cwyn i’n Swyddog Diogelu Data drwy e-bost yn dataprotection@trivallis.co.uk. Anelwn at gydnabod eich cwyn o fewn 30 diwrnod calendr, a byddwn yn darparu ymateb llawn cyn gynted â phosib.

Os nad ydych yn fodlon â’n penderfyniad cychwynnol, gallwch ofyn am adolygiad mewnol, lle bydd adolygydd arall o fewn y sefydliad yn edrych ar eich achos eto.

Os rydych yn parhau i fod yn anfodlon ar ôl yr adolygiad mewnol, mae gennych yr hawl i fynd â’ch pryder ymhellach i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). I gael rhagor o wybodaeth neu i gyflwyno cwyn, ewch i wefan yr ICO: https://ico.org.uk/global/contact-us.

I gael mwy o wybodaeth am hawliau unigolion, dyma wefan y Comisiynydd Gwybodaeth:

https://ico.org.uk

Pam rydym ni’n prosesu eich gwybodaeth bersonol?

Rydym ni’n prosesu eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys unrhyw gategorïau arbennig o wybodaeth bersonol, yn gysylltiedig ag arolygon rydym ni’n ymgymryd â nhw er mwyn i ni wella’r gwasanaeth rydym ni’n ei roi i chi. Gallai’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon fod eich caniatâd, neu ein budd cyfreithlon wrth werthuso a chyfoethogi ein gwasanaethau.

Gall fod angen eich caniatâd arnom ni er mwyn prosesu eich gwybodaeth bersonol. Os oes, byddwn yn gwneud hyn yn glir i chi ac ni fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth oni bai eich bod chi’n cydsynio i ni wneud hynny. Yna, cewch yr opsiwn i dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd. Ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw brosesu a gynhelir cyn i’ch caniatâd gael ei dynnu yn ôl.

Weithiau, byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol oherwydd, fel busnes, mae gennym fuddiant cyfreithlon mewn gwneud hynny. Mae’r buddiannau hyn yn cynnwys casglu adborth i wella ein gwasanaethau, deall anghenion a hoffterau defnyddwyr, a gwerthuso effeithlonrwydd ein hymdrechion cyfathrebu ac ymgysylltu. Fodd bynnag, rydym ni ond yn gwneud hyn pan fyddwn ni’n hyderus y byddech chi’n disgwyl yn rhesymol i ni wneud.  Mae cymryd rhan mewn arolygon yn gwbl wirfoddol, ac nid yw prosesu’ch data at y diben hwn yn ofyniad statudol na chontractiol.

Tabl Cryno: Seiliau Cyfreithiol dros Brosesu Data Arolygon ar-lein

*Rhestrir categorïau derbynyddion er tryloywder ac efallai na fyddant yn berthnasol ym mhob achos. Dim ond os yw’n berthnasol neu’n angenrheidiol y bydd data yn cael ei rannu. Mae rhestr lawn o ddarparwyr gwasanaeth trydydd parti ar gael ar gais.

Pa wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu ac o ble rydym ni’n ei chael?

Gall llawer o’n harolygon gael eu cwblhau yn ddienw. Weithiau, fodd bynnag, gofynnwn eich bod chi’n rhoi eich gwybodaeth bersonol i ni er mwyn i ni wella’r gwasanaeth rydym ni’n ei roi i chi. Mae hyn yn cynnwys pethau fel eich enw, cyfeiriad, rhifau ffôn, dyddiad geni a rhywedd. Os byddwn ni’n prosesu unrhyw gategorïau arbennig o wybodaeth bersonol wrth ymgymryd ag arolygon, fel eich hil neu dras ethnig, crefydd a gwybodaeth am eich iechyd neu’ch cyfeiriadedd rhywiol, ni fyddwn yn gwneud hyn oni bai eich bod wedi cydsynio i ni brosesu eich gwybodaeth.

Gyda phwy byddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth bersonol?

O ran ymgymryd ag arolygon, nid ydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda phobl na sefydliadau eraill.

A ydym ni fyth yn trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r Deyrnas Unedig?

Mae llawer o’r wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu yn Trivallis yn cael ei dal yn electronig, naill ai yn ein swyddfeydd ym Mhontypridd, neu oddi ar y safle mewn canolfannau data yn y Deyrnas Unedig. Pan gedwir y data oddi ar y safle, rydym ni’n gweithio’n agos gyda’n darparwyr meddalwedd i wneud yn siŵr bod y wybodaeth hon yn cael ei storio yn unol â gofynion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Gall rhai sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau i Trivallis drosglwyddo data’r tu allan i’r Deyrnas Unedig, ond byddwn yn caniatáu hyn dim ond os yw’r data’n cael ei ddiogelu’n ddigonol a bod trefniadau diogelu priodol wedi’u sefydlu – megis penderfyniad digonolrwydd gan Lywodraeth y DU neu ddefnydd ar gymalau contractiol cymeradwy. Gallwch ofyn am ragor o wybodaeth yn ymwneud â threfniadau diogelu trwy gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data ar dataprotection@trivallis.co.uk.

Am ba hyd ydym ni’n dal eich gwybodaeth bersonol?

O ran ymgymryd ag arolygon, rydym yn dal eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o ddwy flynedd ar ôl i chi lenwi’r arolwg.

Pan fydd yn rhaid cadw’ch gwybodaeth bersonol am gyfnod hwy na’r arfer oherwydd rhwymedigaethau cyfreithiol neu ofynion gweithredol, a lle nad oes cyfnod cadw penodol yn briodol, byddwn yn cymhwyso meini prawf ar sail natur y data a diben y prosesu. Lle fo’n bosibl, byddwn yn sicrhau bod y data yn ddienw os yw’n cael ei gadw y tu hwnt i’r cyfnod cadw safonol.

Pa hawliau sydd gennych?

Mae gennych nifer o hawliau dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol rydym ni’n ei phrosesu amdanoch chi ac, os credwch fod y wybodaeth bersonol yn anghywir neu’n anghyflawn, mae hawl gennych i’r wybodaeth gael ei chywiro neu ei dileu.

O dan rai amgylchiadau, mae hawl gennych atal prosesu eich data a’r hawl i wrthwynebu rhai mathau o brosesu. Hefyd, mae hawl gennych gwyno i awdurdod goruchwylio – Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar gyfer y Deyrnas Unedig.

Sut i Godi Pryder Diogelu Data

Os oes gennych bryderon am sut rydym yn prosesu eich data personol neu’n credu ei fod yn bosib bod eich hawliau diogelu data wedi’u torri o dan y Ddeddf Data (Defnydd a Mynediad), gallwch godi cwyn gyda ni. Gallai hyn gynnwys materion megis oedi mewn ymateb i gais am ddata, pryderon am sut mae’ch data wedi cael eu defnyddio neu’u rhannu, neu anfodlonrwydd â chanlyniad Cais Mynediad at Wybodaeth (SAR).

Cyflwynwch eich cwyn i’n Swyddog Diogelu Data drwy e-bost yn dataprotection@trivallis.co.uk. Anelwn at gydnabod eich cwyn o fewn 30 diwrnod calendr, a byddwn yn darparu ymateb llawn cyn gynted â phosib.

Os nad ydych yn fodlon â’n penderfyniad cychwynnol, gallwch ofyn am adolygiad mewnol, lle bydd adolygydd arall o fewn y sefydliad yn edrych ar eich achos eto.

Os rydych yn parhau i fod yn anfodlon ar ôl yr adolygiad mewnol, mae gennych yr hawl i fynd â’ch pryder ymhellach i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). I gael rhagor o wybodaeth neu i gyflwyno cwyn, ewch i wefan yr ICO: https://ico.org.uk/global/contact-us.

Cwestiynau Cyffredin ar gyfer Cyfranogwyr Arolwg: Atebion i Gwestiynau Cyffredin am Eich Data

A yw fy ateb i’r arolwg yn ddienw?

Mae’r rhan fwyaf o arolygon yn ddienw oni bai eich bod chi’n dewis nodi manylion cyswllt. Os nad yw’n bosibl eich cadw’n ddienw, byddwn yn nodi hynny’n glir cyn i chi gyflwyno.

Pam eich bod chi’n casglu’r wybodaeth hon?

Defnyddiwn ymatebion arolwg i wella gwasanaethau, deall anghenion cymunedol, a monitro cydraddoldeb a chynhwysiant. Mae’ch adborth yn helpu i lunio canlyniadau gwell.

A fydd fy nata yn cael ei rannu gydag unrhyw un?

Gallai data arolygon gael eu rhannu’n gyfanredol neu’n ddienw ar gyfer adrodd neu gynllunio gwasanaeth. Ni fyddwn byth yn rhannu data adnabyddadwy heb eich caniatâd.

I gael mwy o wybodaeth am hawliau unigolion, dyma wefan y Comisiynydd Gwybodaeth:

https://ico.org.uk

Dewisiadau cwcis

Dewisiadau cwcis

Gallwch reoli neu dynnu yn ôl eich dewisiadau cwcis ar unrhyw adeg drwy glicio ar y ddelwedd cwcis ar chwith isaf eich sgrin tra byddwch ar y wefan. Sylwch y gallai analluogi rhai cwcis effeithio ar weithrediad ymarferol y wefan. Am ragor o wybodaeth am dewisiadau cwcis, darllenwch ein Polisi Cwcis ar-lein.

Penderfyniadau a Phroffilio Awtomatig

Nid ydym yn defnyddio system gwneud penderfyniadau neu broffilio awtomatig yn rheolaidd sy’n cael effeithiau cyfreithiol neu sylweddol debyg ar staff.

Os byddwn ni fyth yn cyflwyno prosesau o’r fath – er enghraifft, sgrinio awtomatig yn ystod recriwtio – byddwn yn rhoi gwybodaeth glir am sut y mae penderfyniadau yn cael eu gwneud, pa ddata a ddefnyddir, a beth allai hynny ei olygu i chi. Bydd gennych hawliau hefyd i ofyn am adolygiad dynol, mynegi’ch safbwynt, a herio’r penderfyniad.